Eine Social-Media-Kalendervorlage, die wirklich funktioniert (Google Sheets)

Warum eine Tabelle und kein Tool?

Viele Agenturen wollen direkt zu einem spezifischen Tool wie Notion oder Senly wechseln. Beginnen Sie mit einer Tabellenkalkulation. Der Grund: Tabellen zwingen Sie dazu, sich eine Struktur zu überlegen. Erst wenn Sie damit fertig sind, können Sie zu einem Tool migrieren. Wenn Sie zuerst ein Tool nutzen, importieren Sie oft eine fehlerhafte Struktur.

Die Spalten, die jeder Redaktionsplan haben muss

• Datum: ISO-Format (2026-05-15) zum Sortieren
• Uhrzeit: HH:MM
• Plattform: Dropdown (Instagram / LinkedIn / TikTok / Facebook)
• Typ: Dropdown (Post / Karussell / Reel / Story / Video)
• Thema/Kampagne: Tag, mit dem Sie später filtern können
• Caption: der vollständige Text
• Media-Link: Link zur Drive-Datei oder zum Asset
• Status: Entwurf / Kundenprüfung / Freigegeben / Veröffentlicht
• Verantwortlicher: Wer erstellt es, wer prüft es
• Performance-Notizen: nach der Veröffentlichung — was hat funktioniert, was nicht

Farbcodierungen, die wir verwenden

• Gelb: im Entwurf, muss noch geschrieben werden
• Orange: zur Kundenprüfung
• Grün: freigegeben, bereit zur Veröffentlichung
• Blau: veröffentlicht
• Rot: dringend oder Problem

Die Formeln, die Zeit sparen

Anzahl der Beiträge pro Woche: =COUNTIFS(B:B, ">="&TODAY()-WEEKDAY(TODAY())+1)

Anzahl ausstehender Prüfungen: =COUNTIF(I:I, "Kundenprüfung")

Nächstes Beitragsdatum: =MIN(IF(I:I="Freigegeben", B:B))

Ein Tab pro Kunde

Nicht alle Kunden in einer Tabelle — das führt zu Chaos. Pro Kunde ein eigener Tab. Ein „Dashboard“-Tab ganz oben mit aggregierten Zahlen für alle Kunden hinweg.

Bewährte Verfahren, die wir gelernt haben

• 4 Wochen im Voraus planen: nicht 2 Wochen (zu kurz) und nicht 8 (zu spekulativ)
• Wöchentlicher Kunden-Check: Montagsemail „diese 10 Posts stehen zur Prüfung bereit“
• Freitags die nächste Woche füllen: verhindert das Montagmorgen-Chaos
• Reaktiver Puffer: 20 % der Slots für aktuelle/reaktive Inhalte freihalten

Wann migriert man zu einem echten Tool?

Drei Kriterien: (1) mehr als 5 Kunden, wodurch das Wechseln zwischen Tabs zu langsam wird, (2) Sie beginnen regelmäßig, Daten durch gleichzeitiges Bearbeiten zu verlieren, (3) Ihre Berichte sind schmerzhaft manuell. Zu diesem Zeitpunkt ist eine Plattform wie Senly das logische Upgrade.