A social media calendar template that actually works (Google Sheets)

Waarom een spreadsheet, niet een tool?

Veel bureaus willen direct naar een specifieke tool zoals Notion of Senly. Begin met een spreadsheet. Reden: spreadsheets dwingen je om structuur te bedenken. Pas als je dat klaar hebt, kun je het naar een tool migreren. Met een tool eerst, importeer je vaak een gebroken structuur.

De kolommen die elk content-kalender moet hebben

• Datum: ISO-format (2026-05-15) voor sortering
• Tijd: HH:MM
• Platform: dropdown (Instagram / LinkedIn / TikTok / Facebook)
• Type: dropdown (Post / Carousel / Reel / Story / Video)
• Thema/campagne: tag waarmee je later kunt filteren
• Caption: de volledige tekst
• Media link: link naar Drive-bestand of asset
• Status: Concept / Klant-review / Goedgekeurd / Gepubliceerd
• Verantwoordelijke: wie maakt het, wie reviewt
• Performance notes: na publicatie — wat werkte, wat niet

Kleurcoderingen die we gebruiken

• Geel: in concept, nog te schrijven
• Oranje: ter review bij klant
• Groen: goedgekeurd, klaar voor publicatie
• Blauw: gepubliceerd
• Rood: spoedeisend of probleem

De formules die tijd besparen

Aantal posts per week: =COUNTIFS(B:B, ">="&TODAY()-WEEKDAY(TODAY())+1)

Aantal openstaande reviews: =COUNTIF(I:I, "Klant-review")

Volgende post-datum: =MIN(IF(I:I="Goedgekeurd", B:B))

Een tab per klant

Niet alle klanten in één sheet — chaos. Per klant een aparte tab. Eén "Dashboard" tab bovenaan met aggregate cijfers over alle klanten heen.

Best practices die we hebben geleerd

• 4 weken vooruit plannen: niet 2 weken (te kort) en niet 8 (te speculatief)
• Wekelijkse klant-check: maandag mailtje "deze 10 posts staan klaar voor review"
• Vrijdag de week vooruit invullen: voorkomt maandagochtend-chaos
• Reactief-buffer: 20% van slots leeg houden voor actuele/reactieve content

Wanneer migreer je naar een echte tool?

Drie criteria: (1) meer dan 5 klanten waardoor switchen tussen tabs te traag wordt, (2) je begint regelmatig data te verliezen door simultaan editen, (3) je rapportages zijn pijnlijk handmatig. Op dat moment is een platform zoals Senly de logische upgrade.