De voorwaarden waaronder Senly persoonsgegevens verwerkt namens jouw bureau (artikel 28 AVG).
Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de Algemene Voorwaarden en geldt zodra je Senly als bureau gebruikt. Senly is de verwerker; jouw bureau is de verwerkingsverantwoordelijke. Bij strijd gaan de EU Standard Contractual Clauses vóór, daarna deze overeenkomst.
Senly verwerkt persoonsgegevens namens jouw bureau bij het leveren van het platform (hosting, opslag, contentplanning en -publicatie, CRM, rapportage, support), zolang de overeenkomst loopt. Daaronder valt ook het klaarzetten van werk dat een medewerker van jouw bureau goedkeurt: taken naar aanleiding van mail en berichten van klanten en leads, concept-antwoorden, gespreksverslagen, samenvattingen na een gesprek en voorstellen voor nieuwe leads.
Betrokkenen: de eindklanten van jouw bureau en hun contactpersonen, gebruikers van de klantomgeving, leads en afzenders van zakelijke vragen die (nog) geen relatie zijn, deelnemers aan gesprekken en afspraken, en de teamleden van jouw bureau, plus de social-media-accounts die je koppelt en de volgers van jouw klanten die daarop een DM of reactie sturen. Gegevens: naam en contactgegevens, notities, content en captions, CRM-leads, gekoppelde account-ID's met versleutelde toegangstokens, en statistieken; daarnaast korte fragmenten van mail en berichten van klanten en leads, DM's en reacties van volgers van jouw klanten (met wat zij daarin geven, zoals e-mail, telefoon of antwoorden, ook spraakberichten (uitgeschreven) en de story waarop iemand reageert), gespreksverslagen en (tijdelijk) gesprekstranscripten, inlog- en gebruiksgegevens van de klantomgeving, factuurgegevens die een afnemer bij akkoord op een offerte invult, agenda-afspraken met klanten en leads, en afwezigheid en werkoverdracht binnen het team. Volgers kunnen daarin uit zichzelf bijzondere persoonsgegevens noemen (bijvoorbeeld over gezondheid); stel de assistent daar niet op in. Welke gegevens per functie, en hoe lang, staat in de privacyverklaring.
Senly verwerkt uitsluitend op jouw gedocumenteerde instructie (het gebruik van het platform), tenzij wettelijk verplicht. Het koppelen van een mailbox, agenda of opnamedienst en het aanzetten van een functie gelden als zo'n instructie. Functies die de inhoud van klantmail of klantberichten naar een AI-dienst sturen (concept-antwoorden) staan standaard uit. Er gaat niets naar een klant zonder goedkeuring van een medewerker van jouw bureau. Uitzondering, als je die zelf aanzet: berichtfunnels en de AI-assistent voor DM's antwoorden namens jouw klant automatisch, zonder goedkeuring per bericht, op reacties en DM's van diens volgers, met een melding aan de volger dat het een automatisch antwoord is (AI-verordening art. 50), met Google Gemini voor de AI-antwoorden (privacyverklaring, 3b).
Iedereen met toegang tot persoonsgegevens is tot geheimhouding verplicht.
Senly treft passende technische en organisatorische maatregelen: versleuteling in rust (AES-256-GCM) en tijdens transport (TLS 1.3), strikte scheiding per bureau met een eigen sleutel per tenant, toegangscontrole en rollen, tweestapsverificatie, audit-logging en rate-limiting.
Je geeft algemene toestemming voor het inschakelen van sub-verwerkers. Een actueel overzicht staat op /subverwerkers. Bij een nieuwe of vervangende sub-verwerker informeren wij je tijdig, zodat je bezwaar kunt maken. Elke sub-verwerker is aan dezelfde verplichtingen gebonden. Diensten die je zelf koppelt met je eigen account of sleutel (zoals je mailbox, agenda, een opnamedienst als Fireflies of tl;dv, of een AI-dienst met je eigen sleutel) kies en bestuur je zelf; dat zijn geen sub-verwerkers van Senly.
Senly helpt je bij verzoeken om inzage, correctie, verwijdering en overdraagbaarheid via de export- en verwijderfuncties in het platform. Een volger van jouw klant exporteer of verwijder je in de contacten van de berichtfunnels, of verwijder je vanuit het gesprek in de DM-inbox ("Verwijder deze persoon"); dat wist ook het gesprek, de antwoorden en de meldingen over die persoon. Een geboekte afspraak en een lead in je eigen CRM verwijder je daar apart.
Senly informeert je zonder onredelijke vertraging (streven: binnen 24 uur na ontdekking) bij een datalek dat jouw gegevens raakt; jouw bureau meldt dit waar nodig aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
Na beëindiging verwijdert Senly de persoonsgegevens binnen 90 dagen, behoudens een wettelijke bewaarplicht (zoals facturen, die geanonimiseerd bewaard blijven). Tijdens de looptijd gelden de bewaartermijnen uit de privacyverklaring, bijvoorbeeld voor gesprekstranscripten, mailtekst in klaargezette voorstellen en het logboek van de berichtfunnels (12 maanden; afgeronde vragenrondes, afspraakverzoeken en meldingen 90 dagen). Ontkoppelen van een Instagram- of Facebook-account, of wisselen naar een andere pagina, wist de DM's en funnelcontacten van dat account; gesprekken van een koppeling die al 90 dagen niet actief is, verwijdert Senly ook.
Senly stelt op verzoek informatie beschikbaar om naleving aan te tonen, waaronder het sub-verwerkersoverzicht en de beveiligingsmaatregelen.
Doorgifte buiten de EU (waaronder hosting in de Verenigde Staten via Railway) vindt plaats op basis van het EU-US Data Privacy Framework en/of de EU Standard Contractual Clauses.
Deze overeenkomst valt onder de Algemene Voorwaarden en het Nederlands recht.
Vragen? Neem contact op via de gegevens in onze privacyverklaring.