Hoe een kindergeneeskundig centrum de wachttijd voor een intake met 92% verminderde
Ouders die zelf online inplannen, automatische bevestigingsberichten en een agenda die zich vult. Één praktijk, één jaar, twaalf uur per week bespaard op administratie — en tweehonderdtwintig nieuwe patiënten erbij.
Het probleem: één telefoontje, veertig minuten heen en weer
Kind Medisch Centrum werkte, zoals de meeste praktijken, met een spreekuurmodel: bellen tijdens kantooruren, een moment vinden, bevestigen. Op piekmomenten stond het administratieve team tien tot vijftien telefoontjes per uur af te handelen. Elke intake-aanvraag betekende drie tot vier belrondes. Ouders belden vaak drie keer voordat ze op een moment kwamen dat er iemand kon opnemen.
De oplossing: een eigen boekingspagina in vijf minuten
Sultan koppelde de agenda van elk teamlid, stelde de beschikbaarheid per specialisatie in en zette een boekingslink onder elke Google Bedrijfsprofiel-vermelding en op de website. Vanaf dag één plaatsten ouders zelf hun afspraken — buiten kantooruren, in de trein, tijdens het aankleden van de kinderen. Sinds de zomer van 2025 komen er geen intake-boekingen meer via de telefoon binnen.
Wat het team echt tijd bespaart
Automatische bevestigingsberichten (per e-mail en WhatsApp), automatische herinneringen 24 uur voor de afspraak, en automatische verplaatsingslinks bij ziekte — alles wat vroeger een gesprek was, gebeurt nu buiten mensenhanden om. Dat scheelt het team gemiddeld twaalf uur per week aan telefoontjes, wat is omgezet in extra spreekuurtijd.
De verrassing: online reviews
Wat Sultan niet had verwacht: sinds ouders zelf boeken, laten ze veel vaker een review achter. Kort na de afspraak stuurt Senly automatisch een vriendelijke vraag met een link. De praktijk staat inmiddels op een 4,9/5-gemiddelde over 380+ reviews — wat weer nieuwe boekingen binnenbrengt. Een vliegwiel dat vroeger niet bestond.
“Ouders plannen nu zelf online in en onze praktijk groeit gestaag. De administratie kost ons bijna geen tijd meer.”
Sultan DuyarEigenaresse Kind Medisch Centrum
De praktijk is stiller geworden — in de goede zin
Sultan omschrijft het zelf zo: "Het is bij ons stiller geworden aan de balie. Niet omdat er minder gebeurt, maar omdat er minder tussen ons en de zorg zit."